اسناد
اسناد به دلیل اینکه توسط آنها و ذینفعانشان مورد استفاده قرارگرقته و تعیین کننده تعهدات، مسؤلیت ها، حقوق، الزامات، تطابق یا عدم تطابق ها و نظایر آن در قبال یکدیگر میباشند از جمله دارایی های مهم و ارزشمند سازمانها هستند. اسناد همیشه برای سازمانها مشکل ساز و بنا بر دلایل زیر در کانون توجه سازمانها بوده اند.
۱- لزوم مراقبت از آنها نظیر بقیه دارایی های سازمان با عنایت به این که در تعداد پرشمار اند و در عملکرد سازمان تأثیر گذار میباشند.
۲-لزوم دست یابی فوری به آنها در هرزمان بدون اخذ کمک از دیگران.
۳-لزوم ضبط فیزیکی آنها بطور مناسب و ایمن به ترتیبی که بتوانند برای نیازهای متعدد مربوطه از قبیل بکارگیری آنها به عنوان مستند ادعا ها و تعیین کننده تعامل سازمان با ذینفعان استفاده گردند.
۴- ارتباط بین اسناد باید به سادگی قابل تشخیص باشد تا اطلاع از محتوا و سابقه آنها به نحو مطلوب میسر گردد.
۵-ارتباط بین اسناد و اقدامات انجام شده توسط ذینفعان در مورد هر سند ثبت شده و برای ارجاعات آتی در اختیار باشد.
به منظور پاسخگویی به انتظارات بالا لازم است سامانه ای دقیق با طراحی مناسب تأمین گردد. این وظیفه چالشی مستلزم بررسی ساختاری و محتوایی است. کسب و کار اصلی رایا اجرای پروژه های مخابراتی است و شامل فعالیت های مهندسی، تهیه کالا و انجام عملیات ساختمانی میشود. عملیات مربوط به مدیریت پروژه و مهندسی توسط شرکت انجام میشود و تأمین کالای پروژه اعم از کالای مربوط به تأسیسات دائم (که بخشی از اقلام قابل تحویل به کارفرما را تشکیل میدهد) یا موقت، تأمین اقلام و خدمات جزیی و هم چنین عملیات ساختمانی و نصب تجهیزات برون سپاری میگردد. واگذاری و اجرای کارهای برون سپاری موجب انجام فعالیت های زیر میشود:
* بررسی بازار و ارزیابی سازندگان، پیمانکاران و تامین کنندگان اقلام خدمات جزئی.
* اجرای مناقصه برای انتخاب سازندگان، پیمانکاران و تأمین کنندگان کالا و خدمات جزئی.
هریک از عملیات بالا متشکل از چندین عملیات زیرمجموعه ای میباشد که منتج به تولید اسناد متعدد برای هریک از آنها میشود.
انجام فعالیت های درون شرکت نیز مستلزم تهیه تعداد زیادی از اسناد قابل تحویل به کارفرما میباشد. دو گروه اسناد شامل اسناد عملیات برون سپاری شده و اسناد عملیات درون شرکتی به علاوه استانداردهای شرکت که به عنوان دارایی های مربوط به فرآیند های سازمانی میباشند فهرست بلند بالای اسناد سازمان را که طبق جدول پیوست طبقه بندی شده اند تشکیل میدهد.
تنوع اسناد و ویژگی های مرتبط به چگونگی استفاده از آنها موجبی برای الزام به دسته بندی اسناد به ترتیبی که کمک شایانی به بایگانی، بازیابی، گردش و امانت دهی آنها نماید شده است. برای این منظور اسناد به چهار دسته که برای هرکدام روش شماره گذاری متفاوت و فرآیند گردش کار اختصاصی، که بطور کلی با فرآیند زیر انطباق دارد پیش بینی شده است.
در تطابق با نقشه عمومی فرآیندی فوق، گردش فرآیندی اختصاصی هرگروه از اسناد ،طراحی و اجرا شده و به عنوان بخشی از سیستم مدیریت رایا مورد استفاده قرار میگیرد.
مکاتبات :شامل نامه ها، ایمیل ها، فکس ها، فرمهای انتقال اسناد. در شماره گذاری این مدارک قرارداد،فرستنده و گیرنده نقش اصلی را دارند.
SBS) Stakeholder Breakdown Structure)
اسناد جلسات:شامل دستور کار جلسات،یادداشت های جلسه و صورت جلسات.در شماره گذاری این مدارک قرارداد و شرکت کنندگان مهم حاضر در جلسه نقش اصلی دارند.
اسناد استاندارد های رایا: شامل پروسیجرها ، دستورالعمل ها سیاست ها و دفترچه های راهنما.سیستم شماره گذاری برای این دسته نشان دهنده ی FWBS و رویژن ها است.
اسناد کاری:شامل تمامی اسنادی که طی انجام کار ایجاد شده اند (به جز اسنادی که در بالا ذکر شده است).در شماره گذاری این مدارک قرارداد FWBS و شماره تجدید نظر نقش اصلی را دارند
